Datenschutzhinweis: Paper-Einreichung auf aigude.ai
Information der betroffenen Personen nach Art. 13 DSGVO · Version 2026-09-v2 · Stand 09/2026
Entwurf, in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten
1. Verantwortlicher
Verantwortlich ist das Hessische Zentrum für Künstliche Intelligenz (hessian.AI), vertreten durch die Technische Universität Darmstadt, Karolinenplatz 5, 64289 Darmstadt, Kontakt: aisr@hessian.ai.
2. Datenschutzbeauftragter
Den Datenschutzbeauftragten der TU Darmstadt erreichen Sie unter: Datenschutzbeauftragter der TU Darmstadt, Karolinenplatz 5, 64289 Darmstadt, Tel. 06151 16-27063, E-Mail datenschutz@tu-darmstadt.de.
3. Welche Daten wir verarbeiten und wozu
Wenn Sie über das Formular ein Paper für das Forschungsregister einreichen, verarbeiten wir (a) Ihre Kontaktdaten als einreichende Person (Name, E-Mail-Adresse) und (b) die bibliografischen Angaben zum Paper (Titel, Autorinnen und Autoren in der Reihenfolge der Veröffentlichung, Abstract, Venue und Track, Jahr, Links zu Paper, PDF, Code, Projektseite, Modell, Video, Poster oder Folien, Kurzzusammenfassung, Schlagwörter, Kennungen wie DOI, arXiv-ID, OpenReview-ID) sowie die Zuordnung zu einer hessian.AI-Professur aus dem Register.
Ihre Kontaktdaten (a) verwenden wir ausschließlich für die Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse (Double-Opt-in), die Prüfung der Einreichung durch das Team, Rückfragen dazu und die Mitteilung, dass das Paper online ist. Sie werden nicht veröffentlicht. Die Einreichung ist auf E-Mail-Adressen der hessian.AI-Hochschulen und ihrer An-Institute beschränkt; die Domain Ihrer Adresse wird beim Absenden geprüft, weil sie unser Nachweis ist, dass die Einreichung aus der Arbeitsgruppe kommt.
Die Paper-Angaben (b) werden nach Freigabe durch das Team auf aigude.ai veröffentlicht: im Forschungsregister, auf dem Profil der zugeordneten Professur, in den Venue- und Themenansichten sowie als Treffer der KI-gestützten Registersuche („Research Desk“), die Titel und Abstract durchsuchbar macht. Namen von Mitautorinnen und Mitautoren sind öffentliche bibliografische Angaben des Papers; wir verarbeiten sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Abbildung der hessischen KI-Forschung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und nehmen jede Person auf Wunsch aus der Anzeige (Ziffer 8).
Vorbefüllung („Fast Lane“). Sie können das Formular vorbefüllen lassen, indem Sie einen Link, den Titel, einen BibTeX-Eintrag oder eine PDF-Datei übergeben. Dazu fragen wir die öffentlichen Publikationsdienste OpenReview, arXiv, OpenAlex und, sofern konfiguriert, Semantic Scholar mit dem Titel bzw. der Kennung des Papers ab (Übermittlung von Titel/Kennung; OpenAlex und Semantic Scholar sind Dienste in den USA, es werden keine personenbezogenen Daten von Ihnen übermittelt). Enthält die verlinkte Seite strukturierte Zitierangaben (citation-Meta-Tags), werden diese direkt übernommen. Nur wenn eine PDF-Datei keine Kennung trägt, strukturiert ein Sprachmodell die ersten Seiten in die Formularfelder; das Modell läuft auf der KI-Infrastruktur von hessian.AI an der TU Darmstadt (kein Anbieter außerhalb der EU). Die übergebene Seite, der Text bzw. die Datei werden nur für die Dauer dieser Anfrage verarbeitet und nicht gespeichert; gespeichert wird nur, was Sie anschließend im Formular absenden, sowie bei einem Link-Import die Adresse der Quellseite.
Optionales Hosting der PDF-Datei. Wenn Sie im Formular ausdrücklich bestätigen, dass Sie die Datei öffentlich verbreiten dürfen (Autorenversion, arXiv-Version, CC-Lizenz), speichern wir die PDF-Datei und verlinken sie öffentlich beim Paper. Ohne diese Bestätigung wird die Datei nach der Vorbefüllung verworfen.
Rechte an den eingereichten Inhalten. Titel, Abstract und weitere Angaben zu einem Paper sind urheberrechtlich geschützte Inhalte. Mit dem Absenden erklären Sie im Formular, dass der Veröffentlichung dieser Angaben im Register keine Rechte Dritter entgegenstehen, insbesondere keine ausschließliche Lizenz an einen Verlag. Die Beurteilung liegt bei Ihnen als einreichender Person bzw. bei der zugeordneten Professur, weil nur dort die Vereinbarungen zum jeweiligen Paper bekannt sind. Stellt sich das später anders dar, genügt eine formlose Mitteilung an aisr@hessian.ai: Wir nehmen das Paper umgehend aus dem Register oder setzen es auf die aus öffentlichen Quellen indexierten Angaben zurück.
4. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten und die Prüfung der Einreichung erfolgen auf Ihre Anfrage hin und stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Veröffentlichung des Papers im Register beruht auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung als einreichende Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie im Formular erteilen und mit der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse abschließen; die Anzeige der Mitautorinnen und Mitautoren beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: formlos an aisr@hessian.ai. Das Paper wird dann umgehend aus dem Register genommen bzw. auf die aus öffentlichen Quellen indexierten Angaben zurückgesetzt.
5. Speicherdauer
Ein freigegebenes Paper bleibt im Register, solange das Forschungsregister betrieben wird oder bis Sie es zurückziehen. Nicht freigegebene, abgelehnte oder zurückgezogene Einreichungen und die zugehörigen Kontaktdaten löschen wir spätestens 6 Monate nach der Entscheidung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
6. KI nur zur Vorbefüllung, nicht zur Entscheidung
Ein Sprachmodell kommt ausschließlich für die in Ziffer 3 beschriebene, von Ihnen ausgelöste Vorbefüllung zum Einsatz. Bei der Prüfung und Freigabe von Einreichungen wird keine Künstliche Intelligenz eingesetzt; die Entscheidung trifft ausschließlich das Team von hessian.AI. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Nach der Freigabe wird aus Titel und Abstract ein Vektor für die Registersuche berechnet (ebenfalls auf der hessian.AI-Infrastruktur).
7. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Innerhalb von hessian.AI hat nur das Startup-Office-Team Zugriff auf die nicht veröffentlichten Daten. Hosting, Datenbank-Speicherung und E-Mail-Versand erfolgen über Auftragsverarbeiter auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO (Datenbank und Dateispeicher: Supabase, Rechenzentrum AWS eu-west-1/Irland (EU); Hosting: Vercel, EU-Region; E-Mail: Brevo, EU). Soweit Dienstleister einen US-Mutterkonzern haben, stützt sich die Verarbeitung auf das EU-US Data Privacy Framework. Die veröffentlichten Paper-Angaben sind für alle Besucherinnen und Besucher von aigude.ai einsehbar und können über die Export-Schnittstelle des Registers (BibTeX/JSON) von den Webseiten der Professuren übernommen werden.
8. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeiten
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Das gilt auch für Mitautorinnen und Mitautoren, die nicht selbst eingereicht haben. Anfragen richten Sie formlos an aisr@hessian.ai.
Mit Beschwerden können Sie sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten der TU Darmstadt wenden (Kontaktdaten unter Ziffer 2).
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden (Postfach 3163, 65021 Wiesbaden), Tel. 0611 1408-0, E-Mail poststelle@datenschutz.hessen.de, datenschutz.hessen.de.
English: reading aid (the German version above prevails)
1. Controller
The controller is the Hessian Center for Artificial Intelligence (hessian.AI), represented by Technische Universität Darmstadt, Karolinenplatz 5, 64289 Darmstadt, contact: aisr@hessian.ai.
2. Data Protection Officer
Datenschutzbeauftragter der TU Darmstadt, Karolinenplatz 5, 64289 Darmstadt, phone +49 6151 16-27063, email datenschutz@tu-darmstadt.de.
3. What data we process and why
When you submit a paper we process (a) your contact details as the submitting person (name, e-mail) and (b) the paper's bibliographic data (title, authors in published order, abstract, venue and track, year, links, TL;DR, keywords, identifiers) plus the hessian.AI professorship it is attached to. Your contact details are used only for the double-opt-in confirmation, the team's review and the "it is live" notice; they are not published. Submissions are limited to consortium university addresses; the domain is checked at submit because it is our proof that the submission comes from the lab. The paper data is published after approval, in the register, on the researcher's profile, in venue and field views and as a result of the AI-assisted register search (title + abstract). Co-author names are public bibliographic data of the paper (Art. 6(1)(f) GDPR); any person is removed from the display on request.
Prefill ("fast lane"): you may hand over a link, the title, a BibTeX entry or the PDF. We query the public publication services OpenReview, arXiv, OpenAlex and, if configured, Semantic Scholar with the paper's title or identifier (OpenAlex and Semantic Scholar are US services; no personal data of yours is transmitted). Pages with citation meta tags are parsed directly. Only a PDF without an identifier is structured by a language model on hessian.AI infrastructure at TU Darmstadt (no provider outside the EU). The page, text or file is processed only for that request and not stored; only what you then submit is stored, plus the source URL for a link import. The PDF is hosted publicly only if you explicitly confirm that you may distribute it (author version, arXiv version, CC licence); otherwise it is discarded after prefill.
Rights in the submitted content: the title, abstract and further details of a paper are copyright-protected. By submitting you declare in the form that no third-party rights stand against publishing them in the register, in particular no exclusive licence granted to a publisher. That judgement rests with you as the submitter, or with the professorship the paper is attached to, because only there are the agreements for the paper known. If it later turns out otherwise, a note to aisr@hessian.ai is enough: we remove the paper from the register or reset it to what public sources index.
4. Legal basis
Processing your contact details and reviewing the submission happens at your request under Art. 6(1)(b) GDPR. Publishing the paper rests on your explicit consent as the submitter (Art. 6(1)(a) GDPR), given in the form and completed by confirming your e-mail; showing co-authors rests on Art. 6(1)(f). You can withdraw consent at any time with effect for the future by writing to aisr@hessian.ai; the paper is then removed or reset to what public sources index.
5. Retention
An approved paper stays in the register as long as the register runs or until you withdraw it. Unapproved, rejected or withdrawn submissions and their contact data are deleted at the latest 6 months after the decision unless statutory retention duties apply.
6. AI only to prefill, never to decide
No artificial intelligence is used to review or approve submissions; the hessian.AI team decides. No automated decision-making within the meaning of Art. 22 GDPR takes place. After approval a search vector is computed from title and abstract (on hessian.AI infrastructure).
7. Recipients and processors
Within hessian.AI only the startup-office team can access the unpublished data. Hosting, database and file storage and e-mail are provided by processors under Art. 28 GDPR contracts (Supabase, AWS eu-west-1/Ireland (EU); Vercel, EU region; Brevo, EU). Where a provider has a US parent company, processing relies on the EU-US Data Privacy Framework. Published paper data is visible to every visitor of aigude.ai and may be pulled by the professorships' own websites through the register's export (BibTeX/JSON).
8. Your rights and how to complain
You have the right of access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18), data portability (Art. 20), objection (Art. 21) and withdrawal of consent (Art. 7(3) GDPR); this also applies to co-authors who did not submit. Requests: aisr@hessian.ai. Complaints: the Data Protection Officer of TU Darmstadt (section 2) or the Hessian Commissioner for Data Protection and Freedom of Information (HBDI), Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden, phone +49 611 1408-0, poststelle@datenschutz.hessen.de.